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Mi Recepcionista Virtual Agendar una llamada

Recepcionista virtual para clínicas dentales

Son las 23:47. Alguien quiere una cita. ¿Quién le contesta?

La recepcionista virtual contesta el WhatsApp de la clínica a toda hora, agenda las citas y sigue cada presupuesto. Los pacientes tienen respuesta, y el equipo recupera las noches y los domingos.

Agendar una llamada Ver lo que se pierde

Sin permanencia Garantía de 60 días

Cita agendadaLimpieza · jueves 10:00
Recordatorio programadoUn día antes de la cita

Conversación de ejemplo, con una clínica inventada.

Ver lo que pasa esta noche

Mientras la clínica duerme, la plata se va.

Pasa todas las semanas, sin hacer ruido.

Esta noche

Nadie contesta

Paciente nuevoWhatsApp de la clínica
  1. Sin respuesta en toda la noche

Lo que cuesta Un paciente nuevo, a otra clínica.

El dato Entre un tercio y casi la mitad de las citas que se piden por internet se piden fuera del horario de atención. Doctoralia: 37 % en Chile y 46 % en México

Lunes

El presupuesto que se enfría

PresupuestoImplante + corona Enviado

Lunes, 18:20

  1. Martes sin respuesta
  2. Miércoles sin respuesta
  3. Jueves sin respuesta

Lo que cuesta Un tratamiento presupuestado que no se hace.

Hoy

“Hoy no puedo ir”

WhatsApp · 07:58Hoy no puedo ir, perdón.

Agenda de hoy

  1. Control
  2. LimpiezaHueco
  3. Ortodoncia
  4. Blanqueamiento

Lista de espera: 3 · nadie les avisa

Lo que cuesta Una cita vacía.

El dato Sin recordatorio, casi 1 de cada 3 pacientes falta a su cita. Con un recordatorio por mensaje, las faltas bajan a alrededor de 1 de cada 5. Revisión Cochrane, 2013: 7 estudios, 5.841 pacientes

Hace 8 meses

El que no vuelve

Paciente de la clínica Última visita: febrero Próximo control: sin agendar
  1. mar
  2. abr
  3. may
  4. jun
  5. jul
  6. ago
  7. sep
  8. oct

Lo que cuesta Un paciente que se pierde de a poco.

Viernes

Las reseñas que nadie pide

dentista cerca

  1. Clínica Aurora 3,9 23 reseñas La última: “Tardaron dos días en contestarme.”
  2. Otra clínica, a tres cuadras 4,8 312 reseñas La eligió

Lo que cuesta Un paciente que eligió la clínica con más estrellas.

El dato Casi todos miran las reseñas. La mayoría descarta a los que tienen menos de 4 estrellas, y más de la mitad no le cree al puntaje si hay menos de 20 reseñas. BrightLocal, encuestas de reseñas 2024 y 2026

Domingo

El almuerzo del domingo, con el celular en la mano

  1. WhatsApp¿Atienden mañana?
  2. WhatsApp¿Cuánto sale un blanqueamiento?
  3. WhatsApp¿Tienen lugar el martes?

Lo que cuesta El tiempo con la familia.

Martes

Recepcionista a la fuerza

En el sillón · 11:00Paciente en tratamiento En curso
14 14 chats sin leery el paciente en el sillón

Lo que cuesta Horas de clínica que se van en contestar mensajes, y respuestas que llegan tarde.

El dato La primera hora es la que cuenta: el que contesta en esa hora tiene 7 veces más chances de hablar con ese cliente que el que contesta una hora después, y 60 veces más que el que contesta al otro día. Harvard Business Review, 2011: 2.241 empresas

Lo que se pierde, en plata.

Sumando todo lo que se escapa (fuera de horario, demoras, faltas, reseñas y seguimiento), calculamos que una clínica puede estar perdiendo entre el 25 % y el 45 % de lo que podría facturar. Con sus propios números, la cuenta dice cuánto. Los que aparecen son de ejemplo: moverlos hasta los de la clínica.

Mirar los chats de una semana: los que preguntaron y no terminaron agendando.

2 por semana

Lo que suele facturar un paciente nuevo en su primer tratamiento.

200 US$

En la agenda de la semana pasada: cancelaciones y faltas que no se volvieron a ocupar.

2 por semana

Lo que se facturó el mes pasado, dividido por las citas que se atendieron.

60 US$

Los presupuestos del mes pasado que quedaron sin respuesta.

2 por mes

El promedio de los presupuestos que se mandan.

600 US$

Lo que se facturó el mes pasado. Es para sacar el %: no suma a lo que se pierde.

10.000 US$

¿Algo no está medido? Mejor quedarse corto: la cuenta sirve igual. Con la recepcionista virtual, el panel lo mide solo.

Se pierden por mesCon los valores de ejemplo, se pierden por mes

US$ 3.453

Al año: US$ 41.440

26 % de lo que podría facturar la clínica por mes: lo que ya factura, más lo que se pierde.

Cada mes, el panel muestra en plata lo que agendó la recepcionista: se ve si se pagó sola.

Volvamos a las 23:47. Esta vez, alguien contesta.

  1. El paciente de la limpieza escribe: respuesta en segundos.

  2. Cita agendada: limpieza, jueves 10:00.

  3. Llega un audio preguntando precios: lo entiende y le contesta.

  4. Cancelan la cita de las 10:00.

  5. Le ofrece el hueco a la lista de espera.

  6. Hueco lleno.

  7. Seguimiento del presupuesto del implante: ¿Le reservo una hora para empezar?

  8. Le pregunta al paciente que vino ayer a última hora cómo le fue. Quedó contento: le pasa el link para la reseña en Google.

  9. Invitación a volver al paciente de hace 8 meses.

  10. La clínica abre y todo está en el panel.

Y el domingo, cada consulta tuvo respuesta sin que nadie se levantara de la mesa. Las noches y los domingos vuelven a ser de la familia.

09:00. La clínica abre y ya está todo agendado.

El panel de la clínica, tal cual es.

El inicio del panel a las 09:00: lo que agendó la recepcionista en el mes y lo que representa, la única paciente que necesita a una persona y las citas de hoy.

Las citas de hoy, listas antes de abrir.

Lo único que necesita a una persona: una urgencia.

Los chats del panel: la conversación de la noche, contestada y con la cita agendada.
Chats. Cada conversación, contestada. Si hace falta, sigue una persona.
Lo que hizo la recepcionista en el mes: citas agendadas con su valor, pacientes atendidos, recordatorios, pacientes que volvieron y reseñas.
Lo que hizo tu recepcionista. El mes, en plata.

Capturas del panel real, con una clínica de ejemplo y datos inventados.

Más plata. Y más tiempo.

Lo que se perdía, entra. Lo que se hacía de noche, lo hace ella.

Más plata

  • Fuera de horario: el que escribe de noche o un domingo queda agendado.
  • Sin demoras: contesta en segundos.
  • Menos faltas: recuerda la cita y el paciente confirma con un botón.
  • Más reseñas: al que quedó contento le pasa el link de Google.
  • Con seguimiento: cada presupuesto y cada paciente que dejó de venir.

Más tiempo

  • La noche y el domingo los contesta ella.
  • En la consulta, toda la atención es para el paciente del sillón.
  • Recordatorios, confirmaciones y seguimientos salen solos.
  • Un aviso por Telegram, sólo cuando hace falta una persona.
  • Todo queda en el panel.

Y la recepcionista virtual no falta, no llega tarde, no se enferma, no pide licencia ni vacaciones, y no se queja. Atiende los 365 días del año, a toda hora.

Lo que hace sola.

Contesta a toda hora

Precios, horarios, dónde queda la clínica y qué tratamientos hace. De noche, los domingos y en medio de una consulta.

Agenda, recuerda y confirma

Ofrece los horarios libres y reserva la cita. Un día antes se la recuerda, y el paciente confirma o pide cambiarla con un botón.

Sigue cada presupuesto

Al que pidió un presupuesto le escribe a los 3 y a los 10 días; al que consultó y no agendó, unas 3 horas después. La clínica elige cuándo, y hay tope por paciente.

El mes, en plata

Un resumen con las citas que agendó la recepcionista y lo que representan según los precios de la clínica. Y cada lunes, el de la semana por Telegram.

Ver todo lo que hace

Atiende

  • Entiende los audios. El audio de 40 segundos: lo escucha, lo entiende y contesta. Las fotos que manda el paciente quedan en el chat, para que las vea el equipo.
  • Aprende lo que no sabía. Si le preguntan algo que no sabe, lo anota y avisa. La clínica lo contesta una vez desde el panel, y la próxima vez responde sola.
  • Avisa cuando hace falta una persona. Una urgencia o algo que tiene que ver el equipo: llega un aviso por Telegram. Desde el panel se contesta, o se pausa a la recepcionista para ese paciente.

Llena la agenda

  • Lista de espera. Cuando alguien cancela, le ofrece el hueco a los pacientes que esperaban una cita antes.
  • Link de reservas. Una página propia de la clínica para reservar sin escribir, con su código QR para imprimir.

Hace volver

  • Pide la reseña. A las pocas horas de la cita, con la visita fresca, pregunta cómo le fue. Si el paciente quedó contento, le pasa el link para dejar la reseña en Google.
  • Invita a volver. Le escribe al paciente que hace meses que no viene, para que vuelva a su control.
  • Campañas por WhatsApp. Un mensaje a todos los pacientes o a los de una etapa, con un tope por mes. El que no quiere recibir más se da de baja.

En el panel de la clínica

  • Todas las conversaciones.
  • La agenda de cada profesional.
  • La ficha de cada paciente, con radiografías y fotos.
  • Los pacientes por etapa.
  • Estadísticas y lo facturado por profesional.
  • Varias sedes con un mismo número.

Todo esto, con un precio a medida.

A medida de cada clínica: depende de cuántas sedes tiene y de lo que necesita. En una llamada se ve la recepcionista andando y se arma el precio.

Agendar una llamada
  • Todo incluido: no hay módulos que se paguen aparte.
  • Los mensajes de WhatsApp que cobra Meta, incluidos.
  • Garantía de 60 días: si no sirve, se devuelve la puesta en marcha.
  • Sin permanencia: se cancela con 30 días de aviso.
  • La clínica que llega recomendada por otra paga la mitad de la puesta en marcha.

Se cobra en dólares, sin impuestos. Qué se paga y cuándo, en precios; las condiciones completas, en términos y reembolsos.

Tres pasos, y a cenar tranquilos.

  1. Una llamada corta

    Se ven la recepcionista virtual y el panel funcionando, con las preguntas de la clínica.

  2. Lo dejamos listo

    Cargamos los servicios, los precios, los horarios y los profesionales, y conectamos el WhatsApp de la clínica.

  3. La recepcionista, atendiendo

    Desde el primer día contesta, agenda y sigue los presupuestos. Todo queda en el panel, y las noches vuelven a ser libres.

Lo que suelen preguntar.

¿Cómo les habla a los pacientes?

Como la clínica decida: si tutea o es más formal, si es breve o explica en detalle. Se escribe en el panel, en Tu recepcionista, y se cambia cuando se quiera. Antes de que hable con un paciente, la clínica la prueba ahí y ve cómo suena.

¿Cuánto tarda en arrancar?

Hasta 7 días hábiles desde que la clínica da acceso a su WhatsApp. En ese tiempo se carga lo de la clínica (servicios, precios, horarios y profesionales) y Meta aprueba el número y los mensajes con plantilla. Ese paso depende de Meta, por eso el plazo no es más corto.

¿Qué soporte tiene la clínica?

La clínica escribe por WhatsApp al +598 99 544 089 o por correo a contacto@mirecepcionistavirtual.com, de lunes a viernes de 9 a 18 (UTC−3, la hora de Argentina, Paraguay, Surinam y Uruguay), y se responde dentro del día hábil. En el panel hay una guía paso a paso.

¿Sirve para clínicas de otros países?

Sí. Atiende en español, y si el paciente escribe en otro idioma, le contesta en el suyo. Usa los horarios, los precios y la zona horaria de cada clínica.

¿Y si no recupera lo que se paga?

Hay 60 días de garantía: si no sirve, se devuelve lo que se pagó por la puesta en marcha. No hay permanencia. Y cada mes el panel muestra en plata lo que agendó la recepcionista, así se ve si se pagó sola.

¿Qué pasa con los datos de los pacientes?

Son de la clínica. Cómo se tratan está en la política de privacidad.

Todas las preguntas frecuentes

Esta noche, a las 23:47, alguien va a escribir. Que tenga respuesta.

Y que nadie tenga que dejar la cena para dársela. En una llamada corta se ve funcionando.

Agendar una llamada

Sin permanencia · Garantía de 60 días