Seguimiento de presupuestos dentales por WhatsApp: cuándo escribir y qué decir
Con dos mensajes como mucho: uno a los 3 días de entregar el presupuesto y otro a los 10, sólo si el paciente todavía no sacó cita. Si pasaron más de 24 horas desde su último mensaje, Meta exige una plantilla aprobada de marketing. Abajo, el calendario que usa Mi Recepcionista Virtual y los mensajes para copiar.
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¿Cuándo conviene escribirle al paciente después de un presupuesto?
Cuando ya tuvo tiempo de pensarlo, pero el presupuesto todavía está fresco. Mi Recepcionista Virtual lo hace así, siempre contando desde el día en que se entregó:
| Día | Qué pasa |
|---|---|
| 0 | Se entrega el presupuesto. El dentista le manda la foto al bot de avisos de Telegram, la IA lee los datos y el bot le contesta qué anotó y en qué fecha sale el primer mensaje. Si no ve el teléfono, se lo pregunta. |
| 3 | Primer mensaje al paciente, si todavía no sacó cita. |
| 10 | Segundo y último, si sigue sin cita y pasaron al menos 7 días desde el primero. |
| 30 | Si un mensaje no pudo salir antes por el tope de mensajes no pedidos, ya no sale. |
| Hasta el 90 | Si el paciente saca una cita, el presupuesto cuenta como aceptado. |
Los mensajes salen de lunes a sábado: si el día cae en domingo, el mensaje sale el lunes. Es lo que detalla cómo funciona Mi Recepcionista Virtual entre las cosas que la recepcionista hace sola, sin que nadie se lo pida.
¿Qué pasa si el paciente contesta o saca una cita?
Si contesta, la charla sigue con la recepcionista virtual como cualquier otra: responde las dudas sobre el tratamiento con lo que la clínica le cargó, ofrece horarios y agenda. Lo que no puede resolver se lo pasa a una persona del equipo.
Si saca una cita, el seguimiento se cierra solo y nadie tiene que marcar nada. Cuenta cualquier cita no cancelada que se reserve después del presupuesto, por el chat o cargada en el panel. Por eso puede contar de más: un paciente que vuelve por otro motivo también cierra su presupuesto. Si contesta pero no agenda, el segundo mensaje sale igual en su día.
Tampoco le escribe al paciente cuya charla tomó una persona del equipo y tiene a la recepcionista en pausa. Y la clínica que prefiere hacer el seguimiento por su cuenta lo puede apagar.
¿Qué mensajes mandar en el seguimiento de un presupuesto?
Dos cortos, que nombran el tratamiento y dejan la puerta abierta sin insistir. Los que siguen son los de Mi Recepcionista Virtual en español neutro, listos para copiar. Lo que está entre corchetes se reemplaza por el dato del paciente.
Mensaje 1
¡Hola, [nombre]! Te escribo de [clínica] por el presupuesto de [tratamiento] que te dimos. ¿Te quedó alguna duda? Si quieres, te busco un horario para empezar.
Mensaje 2
Hola, [nombre], ¿cómo estás? Te escribo de nuevo de [clínica]: quedó pendiente el presupuesto de [tratamiento]. Si quieres empezar, dime qué días te quedan cómodos y te reservo la cita.
Donde dice "cita", cada país usa su palabra, con su artículo (el turno, la hora):
- Uruguay: turno
- España: cita
- México: cita
- Colombia: cita
- Chile: hora
¿Hace falta una plantilla para el seguimiento?
Casi siempre sí. Para mandar texto libre, el paciente tiene que haber escrito en las últimas 24 horas, y a los 3 días eso es raro. Fuera de esa ventana, Meta sólo deja mandar una plantilla aprobada. Un mensaje que busca que el paciente empiece un tratamiento entra en la categoría de marketing, la que Meta usa para impulsar ventas.
Mi Recepcionista Virtual prueba primero con el texto libre y, si la ventana está cerrada, manda la plantilla
rv_presupuesto:
¡Hola! Te escribimos de {{1}} por el presupuesto de {{2}} que te dimos. ¿Te quedó alguna duda o quieres que te reservemos una cita?
Lo que cobra Meta por esa plantilla entregada, en US$, según el país del número del paciente, con la tabla vigente desde el 1 de octubre de 2026:
| País del paciente | Se dice | Plantilla de seguimiento (marketing) |
|---|---|---|
| Uruguay | turno | 0,0740 |
| España | cita | 0,0707 |
| México | cita | 0,0397 |
| Colombia | cita | 0,0125 |
| Chile | hora | 0,0889 |
Cómo se arma y se hace aprobar una plantilla, en la guía de plantillas de WhatsApp.
¿Cuántos mensajes son demasiados?
Más de dos por presupuesto ya es insistir. Además, Mi Recepcionista Virtual le manda a cada paciente como mucho un mensaje no pedido cada 7 días, sumando todo lo que sale sin que él escriba, como el seguimiento de presupuestos, la invitación a volver o las campañas. Si el paciente ya recibió otro en esos días, el seguimiento espera al día siguiente. Los recordatorios de sus citas no cuentan para ese tope.
Un paciente con dos presupuestos pendientes recibe un solo mensaje a la vez, el del presupuesto más viejo.
¿Qué anotar de cada presupuesto para poder seguirlo?
Lo mismo que la IA busca en la foto. Con estos datos, cualquiera puede seguirlo, a mano o con un sistema:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y apellido del paciente | Para saludarlo por su nombre. Si falta el teléfono y el nombre coincide con un solo paciente de la base, se toma el de su ficha. |
| Su WhatsApp, con el código del país | Sin número no hay seguimiento. Un número local, sin código, toma el del país de la clínica. |
| El tratamiento, en pocas palabras | El mensaje lo nombra: el presupuesto de un implante con corona se reconoce mejor que un presupuesto sin más. |
| El total final, con el descuento si lo hay | Para saber cuánto quedó pendiente y cuánto se aceptó cada semana. |
| La moneda: dólares o la del país | Los montos en dólares y en moneda local se suman por separado. |
| El día en que se entregó | De ese día se cuentan los mensajes y el plazo en que una cita lo da por aceptado. |
El bot lee una foto o una captura de pantalla, todavía no un PDF. Lo que el dentista escriba junto a la foto, como el nombre o el WhatsApp, manda sobre lo que se lee en el papel. Si no puede leer un presupuesto, pide una foto más derecha y con buena luz.
¿Cómo saber si el seguimiento sirve?
Mirando cuántos presupuestos terminan en una cita. El resumen que le llega a la clínica por Telegram cada lunes suma los presupuestos nuevos de la semana, los aceptados, los que siguen pendientes, sus montos por moneda y cuántos mensajes de seguimiento salieron. En el panel, los pacientes con un presupuesto sin cita aparecen en su propia etapa, entre los que consultaron y los que agendaron.
Ese número cuenta presupuestos con cita, no tratamientos terminados ni pagos: lo que pasa en el sillón lo sabe la clínica.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas veces hay que escribirle a un paciente por un presupuesto?
Mi Recepcionista Virtual le escribe dos veces como mucho: a los 3 y a los 10 días de entregado, y sólo si todavía no sacó cita. Si saca una, no le escribe más.
¿Se puede mandar el seguimiento de un presupuesto sin plantilla?
Sólo si el paciente escribió en las últimas 24 horas. Si no, Meta exige una plantilla aprobada, y la de seguimiento de presupuesto es de marketing.
¿Cuenta como aceptado si el paciente agenda por otro motivo?
Sí. Cualquier cita no cancelada que reserve dentro de los 90 días siguientes cierra el presupuesto, aunque sea una limpieza. Por eso el número de aceptados puede ser algo más alto que el real.
¿Sirve un presupuesto en PDF?
Todavía no: el bot de Telegram lee fotos y capturas de pantalla. Una captura del PDF funciona igual.
Para seguir leyendo
Fuentes
- Meta: categorías de plantillas, utilidad y marketing, consultado el 4 de octubre de 2026.
- Meta: precios de la plataforma de WhatsApp Business, el intervalo de 24 horas y la tabla vigente desde el 1 de octubre de 2026, consultado el 4 de octubre de 2026.