Recall de pacientes dentales por WhatsApp: a quién escribirle, cada cuánto y qué decir

Un mensaje por WhatsApp al paciente que no volvió cuando le tocaba, según el intervalo que la clínica fija para cada servicio. Si pasaron más de 24 horas desde su último mensaje, Meta exige una plantilla de marketing. Abajo, a quién le escribe Mi Recepcionista Virtual, el mensaje y su costo por país.

Actualizado: 4 de octubre de 2026

¿Cada cuánto debería volver un paciente al control?

No hay un plazo único. La guía CG19 de NICE, el instituto británico de guías clínicas, dice que el intervalo entre controles lo decide el equipo dental para cada paciente, según su riesgo, y que se habla con él. Le pone un piso y un techo:

• Como mínimo, 3 meses entre controles, para todos.
• Como máximo, 12 meses para los menores de 18 años.
• Como máximo, 24 meses para los de 18 años o más.

Por practicidad, propone redondear a múltiplos de 3 meses. Es una guía británica: cada país tiene sus criterios, y el plazo de cada paciente lo fija su dentista. Mi Recepcionista Virtual no trae intervalos clínicos cargados: la clínica pone los días en cada servicio.

¿Cómo se arma el recall por servicio?

En el panel, cada servicio tiene un campo "Invitarlo a volver a los… (días)", y en Configuración hay un interruptor que prende la invitación para toda la clínica. Un servicio con el campo vacío no genera mensajes. El nombre del servicio entra tal cual en el mensaje de texto, con sus mayúsculas (la plantilla no lo nombra), así que conviene que se lea bien dentro de una frase.

El intervalo va por servicio, no por paciente: todos los que se hicieron un control reciben la invitación a los mismos días. Por eso, si el dentista indica plazos distintos, sirve tener un servicio por plazo y agendar a cada paciente en el suyo.

¿A quién le escribe y a quién no?

Mi Recepcionista Virtual revisa la lista cada hora y le escribe al paciente cuya última cita de un servicio, ya pasada y no cancelada, cumplió los días de ese servicio. No le escribe:

• Si ya tiene otra cita reservada, de cualquier servicio.
• Si ya recibió la invitación de este ciclo: es un solo mensaje, y no insiste aunque no conteste.
• Si el vencimiento quedó atrás hace más de 90 días. Al prender la invitación, los pacientes que no vienen hace años no reciben nada de golpe.
• Si una persona del equipo tomó su charla y tiene a la recepcionista en pausa.
• Fuera de la franja de 09:00 a 21:00, en la hora de la clínica: el mensaje espera a la mañana.

Si un paciente tiene vencidos dos servicios a la vez, le llega una sola invitación, la del servicio que se hizo más recientemente. Y como en todo lo que sale sin que el paciente escriba, recibe como mucho un mensaje no pedido cada 7 días: si ya le llegó otro, la invitación espera.

¿Qué mensaje mandar para que el paciente vuelva?

Uno corto, que nombra el servicio y ofrece buscar un horario. Estas son tres versiones en español neutro, basadas en las que usa Mi Recepcionista Virtual: cada paciente recibe siempre la misma, así no le llega un texto distinto cada vez. Lo que está entre corchetes se reemplaza por el dato del paciente. Dice "más de [días]" porque los días son los del servicio, y el mensaje puede salir algo después.

Versión 1

¡Hola, [nombre]! Ya pasaron más de [días] días desde tu último [servicio]. ¿Te busco un horario para la próxima cita?

Versión 2

Hola, [nombre], ¿qué tal? Van más de [días] días desde tu último [servicio]: ya sería momento del próximo. ¿Lo coordinamos?

Versión 3

¡Hola, [nombre]! Te escribo porque hace un tiempo que no agendas [servicio] (más de [días] días). ¿Quieres que te busque un lugar?

Donde dice "cita", cada país usa su palabra, con su artículo (el turno, la hora):

• Uruguay: turno
• España: cita
• México: cita
• Colombia: cita
• Chile: hora

La clínica puede escribir su propio mensaje en el panel, con estas marcas que se reemplazan solas:

• {nombre}
• {negocio}
• {servicio}
• {dias}

¿Hace falta una plantilla y cuánto cuesta?

Casi siempre hace falta. Para mandar texto libre, el paciente tiene que haber escrito en las últimas 24 horas, y meses después de su última cita eso casi nunca pasa. Fuera de esa ventana, Meta sólo deja mandar una plantilla aprobada, y una invitación a volver entra en la categoría de marketing. Mi Recepcionista Virtual prueba primero con el texto libre y, si la ventana está cerrada, manda rv_recaptacion:

¡Hola! Hace {{1}} días que no pasas por {{2}}. ¿Quieres que te busquemos un horario?

Mientras Meta no la aprueba, el panel no deja prender la invitación. Lo que cobra Meta por cada una entregada, en US$, según el país del número del paciente, con la tabla vigente desde el 1 de octubre de 2026:

Las demás categorías y el detalle de cada país, en lo que cobra Meta por WhatsApp. Cómo se arma una plantilla para que la aprueben, en la guía de plantillas de WhatsApp.

¿WhatsApp limita cuántos mensajes de marketing recibe un paciente?

Sí, aparte del tope de la clínica. Meta puede limitar cuántas plantillas de marketing recibe una persona de todas las empresas en un período, sin un número fijo: depende de cuántos mensajes de marketing lee últimamente y de cuántos tiene en su bandeja. Cuenta cada plantilla de marketing entregada, salvo las que salen dentro de las 24 horas después de que el paciente contesta.

Si una no se entrega por ese límite, Meta pide esperar al menos 24 horas antes de reintentar. Hoy no lo aplica a números del Espacio Económico Europeo, España incluida, ni del Reino Unido, Japón y Corea del Sur.